Dokumentai ir apskaita

Sąskaitos ir kvitai perrašomi į lentelę po vieną

PDF ar nuotrauka tampa eilute: tiekėjas, data, suma, eilutės. Neaiškūs dokumentai lieka žmogui.

Kam tai aktualu Verslui, kuris kas mėnesį gauna dešimtis tiekėjų sąskaitų ir kvitų, ir kuriam apskaita prasideda nuo perrašymo.

Problema

Sąskaitos perrašinėjamos ranka

Dokumentas ateina paštu, per "Messenger", nufotografuotas telefone arba popieriuje. Kažkas jį atidaro, suranda tiekėją, datą ir sumą, perrašo į lentelę ar apskaitos programą ir padeda failą ten, kur, tikimasi, jį ras. Darbas nesunkus, bet jo daug, ir jis kaupiasi iki mėnesio pabaigos, kai laiko mažiausiai.

Atpažinsite, jei

Mėnesio pabaiga yra vakaras prie krūvos PDF failų.
Ta pati suma įvedama du kartus: į lentelę ir į apskaitą.
Kvitai guli telefono nuotraukose, kol kas nors juos sutvarkys.
Buhalteris klausia dokumento, kurio niekas neranda.

Galimi sprendimai

Ne visi keliai veda pas mane

Apskaitos programos skaitytuvas
Dauguma šiuolaikinių apskaitos programų turi dokumentų nuskaitymą.
Kada tinka Pirmas dalykas, kurį verta patikrinti, nes už jį jau mokate. Kartais teisingas atsakymas yra įjungti tai, ką turite.
Buhalteris, kuris ima ir dokumentų tvarkymą
Perduodate visą krūvą ir mokate už tvarkymą.
Kada tinka Ramiausias kelias, jei kaina priimtina. Duomenys vis tiek pasiekia jus tik po to, kai kas nors juos suvedė.
Nuskaitymas į lentelę ar apskaitą
Dokumentas paverčiamas eilute su tiekėju, data, suma ir eilutėmis, su žmogaus patikra neaiškiems.
Kada tinka Tai darau aš. Verta, kai dokumentų daug, jie ateina iš skirtingų vietų, o apskaitos programos skaitytuvas jų nesuprato.

Ką darau

Viena vieta, į kurią dokumentai patenka: atskiras pašto adresas, aplankas debesyje arba nuotrauka telefonu. Iš kiekvieno išimamas tiekėjas, data, suma ir eilutės, ir jie atsiduria jūsų lentelėje arba apskaitos programoje. Originalas pervadinamas ir padedamas ten, kur jį ras ir buhalteris. Dokumentai, kurių nuskaitymas nebuvo tikras, atidedami į atskirą sąrašą, kad juos patvirtintų žmogus.

Kaip tai vyksta

Pasirenkame vieną vietą, į kurią nuo šiol keliauja visi dokumentai.
Pirmiausia patikriname, ar to nepadaro jūsų apskaitos programa.
Nuskaitymas išbandomas su jūsų pačių praėjusio mėnesio dokumentais.
Sutariame, kas tikrina neaiškius ir kaip dažnai.

Riba Neaiškiems, ranka rašytiems ar blogai nufotografuotiems dokumentams lieka žmogaus patikrinimo žingsnis. Apskaitos teisingumas lieka jūsų buhalterio atsakomybė, o ne nuskaitymo.

Apimtis Priklauso nuo to, kiek skirtingų formų gaunate. Vienas tiekėjų rinkinys sutvarkomas greitai, dvidešimt skirtingų formatų užtrunka ilgiau.

Šioje svetainėje nurodytos kainos yra galutinės.

Ką tai duoda

Mėnesio pabaiga be vakaro prie krūvos

Dokumentai apdorojami tada, kai ateina, ne tada, kai jau vėlu.

Skaičiai, kuriuos galima pamatyti dabar

Išlaidos pagal tiekėją ar kategoriją matomos nelaukiant mėnesio uždarymo.

Originalas randamas

Failas pavadintas taip, kad jį rastumėte ir jūs, ir buhalteris.

Kaip patikrinsite patys

Pasižymėkite, kiek laiko užtruko praėjusio mėnesio dokumentų sutvarkymas ir kiek dokumentų teko ieškoti iš naujo. Po dviejų mėnesių pakartokite su tais pačiais dviem skaičiais.

Ar tai apie jūsų darbą?

Papasakokite, kaip tai vyksta pas jus dabar. Per 30 minučių pokalbį pasakysiu, ar verta tai automatizuoti, nuo ko pradėčiau ir ko tam reikia.

Suderinti 30 minučių pokalbį

Pokalbis nemokamas ir neįpareigoja. Pasirašyti nieko nereikia.

Nežinote, kuris darbas jūsų atveju pirmas? Nemokamas patikrinimas pasakys, kur dingsta valandos. Pradėti patikrinimą

Dažni klausimai

Ar tai pakeičia buhalterį?

Ne. Tai pašalina perrašymą, o ne apskaitą. Buhalteris toliau atsako už tai, kad įrašai teisingi, tik pradeda nuo jau suvestų duomenų.

Ar mūsų sąskaitos išeis iš įmonės?

Priklauso nuo sprendimo, ir tai nusprendžiama prieš pradedant. Dalis darbų atliekami visiškai jūsų aplinkoje. Ten, kur naudojamas išorinis modelis, jis įvardijamas sutartyje kaip subtvarkytojas.